Использование времени
Составляя расписание на неделю, мы ищем пути наибо-
лее полного использования имеющегося фонда времени и
приходим к выводу, что лучше брать среднее время на подго-
товку к занятию и иметь какой-то резерв времени на случай
его нехватки.
А нельзя ли вывести более общие правила организации
своего времени? Если такие правила сформулировать и осво-
ить, то можно научиться правильно организовывать свой день,
неделю, месяц не только в школе, но и после ее окончания.
Ведь в жизни необходимо уметь планировать свое время.
Такие общие подходы к организации времени в науч-
ной организации труда давно разработаны. По существу мы
их уже применяли, когда составляли расписание на неделю.
Теперь можно поговорить об общих правилах его орга-
низации.
Перечень дел
«Котел», из которого можно черпать время, четко опре-
делен: день, неделя, месяц, год, вея наша жизнь, в конце кон-
цов. Подход к расходованию этого главного ресурса нашей
жизни состоит в определении того, на какие дела мы имеем
право черпать из этого «котла», в какой последовательности
и, наконец, какой «ложкой».
Первый шаг в организации своего времени состоит в том,
чтобы четко зафиксировать, какие дела претендуют на его
расходование. Плохо, если какое-то дело возникает неожи-
данно, еще хуже, если мы знали, что этим делом придется
заняться, но не думали о нем. И совсем плохо, если мы вооб-
ще не знаем, что нам предстоит делать.
Выход тут один -для начала надо четко записать все пред-
стоящие дела. Кстати, мы так и делали, когда работали над
расписанием: составляли перечень уроков, других дел и т. д.
Составление списка дел - первый шаг к организации вре-
мени.
И вот список готов. Но его нужно как-то упорядочить.
Ведь здесь есть дела сиюминутные, а есть дела, требующие
не одного дня работы.
Например, умывание, уход за обувью, за одеждой и дру-
гие можно объединить в одно дело - личный туалет. А вот
подготовку к воскресному походу в театр нужно разбить на
два дела: покупка билетов и сама поездка в театр. В результ ате
такого упорядочения список дел станет более четким.
Как мы будем упорядочивать наши дела - зависит от нас.
многое тут покажет опыт. Если дело очень сложное - лучше
разбить его на части. Если простое - включить его в более
обобщенную рубрику.
Упорядочение, классификация дел в списке - второй шаг к
организации времени.
Теперь присмотримся к уже упорядоченному списку.
Одни дела надо делать ежедневно, другие - еженедельно,
третьи - редко, а четвертые вообще носят разовый характер.
Поэтому составим два списка дел: дела регулярные и дела
прочие (разовые, нерегулярные}.
Регулярные, периодически повторяющиеся дела можно
и планировать и выполнять иначе, чем нерегулярные.
Разделение списка дел на два - список регулярных дел и
список прочих дел - третий шаг к организации времени.
Все дела, которые из нерегулярных удается перевести в
регулярные, сразу становятся доступнее для организации.
Регулярными можно сделать чтение журналов, посеще-
ние театра или кино, ремонт одежды, посещение прачечной,
закупку продуктов и многое другое, Это позволит экономить
время, заранее подготовиться к делу, не сбивать этим делом
общего расписания.
Превращение нерегулярных дел в регулярные и точно
1 панируемые - следующий шаг к организации времени.
А как лучше организовать планирование затрат време-
ни на регулярные дела? Здесь очень важно то, что регуляр-
ность у разных дел разная. Уроков ис гории в неделю четыре.
а английского языка- всего один. Туалету нужно уделять
время ежедневно, а стричься можно один раз в месяц. Поэто-
му против каждого регулярного дела можно в нашем списке
сделать запись о характере регулярности: ежедневно, по втор-
никам и средам, еженедельно.
Регулярные дела нужно разделить на жестко фиксиро-
ванные во времени и имеющие интервал времени, допус-
кающий те или иные варианты.
Разделение регулярных дел на жестко фиксированные во
времени и имеющие временные рамки - пятый шаг к организации
времени.
Многие регулярные дела, имеющие временные рамки,
можно четко фиксировать во времени, чтобы облегчить их
выполнение.
Регулярность не просто позволяет подготовиться к делу.
Она создает настрой на это дело, позволяет присмотреться к
нему и в силу его повторяемости выработать правила вы-
полнения дела. Регулярность - первое условие поисков бо-
лее эффективных способов работы.
Четкое фиксирование по времени регулярных дел, закреп-
ление за ними одних и тех лее часов - шестой шаг к органи-
зации времени.
Для каждого из нерегулярных дел важно отметить сте-
пень его неотложности.
Есть среди нерегулярных дел и первоочередные, напри-
мер, надо срочно купить авторучку. Бывают «негорящие» не-
регулярные дела, но если их долго не делать, то они могут
стать и «горящими». Так, если не заплатить вовремя за поль-
зование телефоном, то его могут отключить. И тогда вместо
получасового дела возникает многочасовое.
«Горящее» дело - будь го необходимость взять рубашки
из прачечной или заказать билет на самолет - нарушает ход
других дел, мешает общей организации работы. Его надо из-
бежать, предупредить, предотвратить. Поэтому среди нере-
гулярных дел нужно отметить не только неотложные, но и
такие, которые могут стать неотложными.
Выделение степени неогтожности нерегулярных дел, и
особенно тех, которые могут превратиться # «горящие». -
седьмой шаг к организации времени.
--•
Чтобы облегчить работу по составлению списков дел и
дальнейшую обработку этого списка, можно вместо таблич-
ной формы применять карточки. А еще лучше - иметь цвет-
ные карточки. Например, регулярные дела, точно фиксиро-
ванные по времени, занести на синие карточки, а регуляр-
ные, но имеющие интервал времени для выполнения - на зе-
леные, нерегулярные • на белые, а «горящие» и неотложные
дела - на красные карточки.
На карточке надо записать дело, его регулярность, фик-
сированное время выполнения, неотложность и т. д. Но и при
записях на карточках полезно все же иметь и листочки со
списком. Список имеет то преимущество, что позволяет ви-
деть вею картину в целом. Теперь дела у нас строго распре-
делены и классифицированы.
Учет затрат времени на отдельные дела и определение
нормативов затрат
Список классифицированных дел у нас есть. Фонд вре-
мени на сутки, на неделю - тоже есть. Как перейти к закреп-
лению дел за конкретными днями и часами?
Чтобы узнать, сколько времени необходимо на выпол-
нение того или иного дела. сс;ш э го время заранее не задано,
необходимо наладить учет, т. е. получить точные данные о
затратах времени на него.
Очень часто человек не задумывается над тем, сколько
времени занимают у него хождения в магазины или кино.
Если его спросить об этом, он ответит на этот вопрос на-
угад. Чтобы иметь правильную картину, надо сначала чет-
ко учитывать реальные затраты времени. И нередко данные
учета очень существенно отличаются от того, что нам ка-
залось.
Вести учет -дело очень утомительное ii нередко само по
себе неинтересное. Но без учета организащ.я времени невоз-
можна. Куда интереснее составлять планы на день, неделю,
месяц. Но ни один план нельзя составить, не опираясь на дан-
ные учета. Вот почему готовность орщннзовьшать время
можно проверить именно на своей готовиос ги вести учет зат-
рат времени.
49
Можио делать выборочный учет затрат времени на от-
дельные дела и сплошной учет всех затрат времени за день,
неделю, месяц.
Сначала о выборочном учете. На обороте карточки, на
которой записано дело, нужно регулярно записывать, когда
вы его начали и когда кончили. Вот карточка - «Подготовка
к занятию по английскому языку». На ней записано: занятие
в пятницу, 1 ч. Подготовка - в любой день недели. На обо-
роте мы пишем то, что имело место в разные дни недели:
13 декабря, четверг, начал подготовку к занятию в 16 ч.
закончил в 18 ч. Затем запись: 18 декабря, понедельник, на-
чал готовить язык в 16 ч и закончил в 17 ч 30 мин. И так, раз
за разом на обороте карточки будет фиксироваться расход
времени: начало работы, конец, всего затрачено.
Отмечай сроки начала и окончания каждого дела!
Но бывает и так, что, начав работу, мы ее прерываем и
отвлекаемся на другие дела (на телефонный разговор, напри-
мер). Бывает, что за один раз дело вообще сделать не удает-
ся. Тогда записи усложняются: начал готовить английский
6-го декабря в 16 ч, закончил в 18 ч, но на полчаса отры-
вался. Запись: 30 мин - отвлечение. Следовательно, надо
знать не только начало и конец, но и чистое время, затрачен-
ное на то или иное дело.
Фиксируй частое время, затраченное на каждое дело!
Бывает и иначе: занимался английским языком 18-го
декабря с 16 до 17 ч 30 мин. затратил 1 ч 30 мин и, не закон-
чив занятия, перешел к другим делам. Подготовку пришлось
заканчивать 19-го декабря, за тратив еще 1 ч. Следовательно,
всего на это дело ушло 2,5 ч - это суммарные затраты време-
ни на данное дело.
Сколько раз надо учесть затраты, чтобы появилась воз-
можность считать набор записей представительным? Двух- грех
записей еще недостаточно. Нужно иметь хотя бы 6-10 записей.
В этом случае уже можно говорить о чем-то повторяющемся.
Накапливай данные учета!
Если научиться вести учет времени по отдельным делам,
можно перейти и к более сложному, огчошному учету. В этом
случае на каждый день заводим специальную карточку учета.
50
Чтобы легче было вести учет, необходимо все дела, за-
несенные в список дел, записывать кратко, условными бук-
вами. Тогда вместо записей «Подготовка к занятиям по анг-
лийскому языку» можно писать кратко - ПА. Эти шифры
заносят и на карточки дел и в списки дел.
Если не запомнились сокращения - не беда, пиши пол-
ное название словами. Дела записывай в первый столбец.
Часы отмечены по горизонтали. Продолжительность отме-
чай горизонтальной чертой, соединяющей время начала и
конца дела.
Надо стремиться к тому, чтобы ни один час не выпал из
учета. Поэтому там, где кончается линия одного дела, долж-
на начинаться линия другого. В карточке все часы для рабо-
ты разбиты на получасы. Полчаса - это точность учета в кар-
точке.
Можно сделать записи точнее и учитывать каждую чет-
верть часа. Но лучше начинать с укрупненного (с точностью
до получаса) учета. Потом, когда накопятся и опыт, и навы-
ки учета, можно начинать учитывать каждую чегвер'ь часа.
Но сразу начинать такой учет - почти наверняка загубить
дело, так как с непривычки скоро устанешь, а потом учет
вообще надоест.
Поэтому иногда полезно начать с учета только полных
часов. Прошел час- отмечаешь, чему он был посвящен: за-
писываешь дело и проводишь соответственно в карточке чер-
ту. Такой учет вести легче. А детальный учет можно ввести
вначале, например, только для тех часов, в отношении кото-
рых нет ясности, куда ушло время. Тут надо делать записи
каждые полчаса, а иногда и каждую четверть часа.
Веди карту учета.'
Так как в карточке учета надо отмечать все затраты вре-
мени, то списка дел, который был составлен ранее, недо-
статочно. Ведь надо учесть и другие виды затрат времени: на
сон, туалет, отдых, еду и др.
Чтобы облегчить записи в карточку, наш список дел надо
дополнить кратким перечнем всех основных занятий: сон, еда.
домашние дела и т. д. Их тоже можно кратко обозначить бук-
вами «О» - отдых, «Т» - затраты времени на транспорт или
-I
ходьбу и т. д. Список этот должен быть, по возможности,
кратким, чтобы легче было отмечать дела в карточке.
Кстати, как бы ты отметил на карточке время, которое
тратишь на чтение этой книги? «Отдых»? Было бы неверно.
Это ведь учеба своего рода. «Подготовка к урокам»? Тоже
неверно. Значит, остается или вписать в «Домашние дела»,
или иметь такую статью учета, как «Чтение дополнительной
литературы». А как записать час, проведенный в беседе с ма-
мой? Тоже или в «Домашние дела», или, если разговор имел
четкую тему, например об истории, - в раздел «Подготовка
по истории».
А если не знаешь, куда вписать прошедший час, - есть ре-
зервная статья «Прочие дела». В нее пока вписывай все неяс-
ное. Если окажется, что на «Прочие дела» уходит много вре-
мени, тогда надо детально разобраться, что же вошло в эту
рубрику, и организовать более детальный учет «Прочих дел».
Сплошной учет времени на карточке требует списка всех
наших занятий.
Учет на карточках - только один из возможных видов
учета. Научная организация труда разработала много видов
и методов учета времени - и силами самого работника, и си-
лами наблюдающих за ними специально подготовленных ра-
ботников. Тогда составляется так называемая фотография
рабочего дня. Есть учет еще более детальный, его называют
хронометражем. Наблюдатель со специальными часами в
руках отмечает начало и конец любого занятия и ведет запи-
си. Для изучения более детальных затрат времени применя-
ют киносъемку и т. д.
Но для личной работы вполне достаточно карточки.
Каждый день надо брать с собой в карман новую карточку.
Когда накопится с полтора-два десятка карточек, можно на-
чать их обрабатывать.
Анализ данных учета. В чем состоит эта обработка? Сна-
чала выписываем против каждого дела все показатели зат-
рат времени на него. Например, на поездку из университе-
та в понедельник ушло 30 мин. во вторник 20, в среду 40 мин
и т. д. Или один раз на подготовку к английскому ушло всего
полчаса времени, а в другой - не хватило и 2 ч. Но эти край-
:
ности не являются типичными. В математике, для того что-
бы сгладить отклонения, используют средние величины. По-
этому можно из всех итогов учета вычислить средний ре-
зультат: сложить все данные учета и разделить на число за-
писей.
Чаще всего используется средняя величина и учитыва-
ется величина отклонения от средней - среднее квадратичное
отклонение. Иногда вообще от средней отказываются и ис-
числяют вместо нес так называемую .моду - типичный, наи-
более часто встречающийся показатель.
Для нашей цели - получить типичную величину затрат
времени на подготовку к уроку английского языка как раз
больше подходит не средняя, а именно мода. При этом, ко-
нечно, следует учитывать величину отклонений и частоту их
появлений.
Словом, в итоге обработки данных учета получается ти-
пнчная величина затрат времени - норматив и характе-
ристика отклонений от него.
Исчисляй по данным учета норматив затрат времени и
учитывай величину возможных отклонений от него!
Учет показывает действительную картину затрат вре-
мени всего дня и. что очень важно, всякие потери. А ведь
потери - это резерв времени для других дел.
Выявляй потери временя, ищи резервы времени!
Анализируй общую структуру затрат времени, выделяй
крупные блоки дел!
Результаты статистической обработки данных МОЖЕГО
представить в виде таблиц. Например, дать перечень дел, а
сбоку указать затраты времени на них и их удельный вес в
общем фонде времени. Можно данные анализа представить
в виде различных столбиковых, долевых, объемных диаг-
рамм.
Графики можно делать цветными. Правила составления
графиков мы рассматривать не будем - их можно узнать из
специальных руководств, а простейшие графики составит
любой.
Как видим, технические средства анализа довольно эле-
ментарны и доступны всем. Только не следует увлекаться ана-
53
лизом и превращать его в самоцель, затрачивая на пего боль-
ше времени и сил, чем это необходимо с точки зрения ожи-
даемого эффекта. Доброкачественность анализа определяется
доброкачественностью учета и полученных с его помощью
данных. Данные анализа исключительно важны для преоб-
разования личного времени.
Учет — фундамент анализа. Но без анализа учет теряет
смысл.
При учете времени надо помнить об основной цели ра-
ционализации - получить наибольший эффект с наимень-
шими затратами. Учет лишь средство для решения основной
задачи - сэкономить время.
Не нужно пытаться отмечать каждое свое движение: за-
писи займут больше времени, чем сами движения, и некогда
будет работать - учет поглотит все время, какое можно с его
помощью сэкономить. Выбор метода учета всегда должен со-
поставляться с целями учета, затраты времени на учет - с ожи-
даемым зффектом.
Борись с бессмысленны.» учетом и бесцельны.*! анализа.»!
Учет и анализ дали нам главные инструменты планиро-
вания: нормы затрат времени на те или иные дела, данные о
возможных отклонениях от этих норм, данные о необходи-
мых запасах времени для того, чтобы покрывать обычные
отклонения от норм. Эти данные - база планирования. А что
представляет собой планирование?
«Паук совершает операции, напоминающие операции
ткача, и пчела постройкой своих восковых ячеек посрамляет
некоторых людей-архитекторов. Но и самый плохой архи-
тектор от наилучшей пчелы с самого начала отличается тем.
что, прежде чем строить ячейку из воска, он уже построил ее
в своей голове». Планирование- важнейшая черта челове-
ческой деятельности, один из характерных, обязательных
признаков человеческого труда,
И в общественном производстве, и в личной работе упо-
рядоченность, экономичность зависят от наличия, совер-
шенства и, самое главное, оч реальности плана. А реальность
плану придаст точный расчет, доведенный до задания, нор-
мы, графика работы на определенный период.
Рекомендую посетить полезные сайты:
Эти просто хорошие:)
А эти не просто хорошие:) Хотя возможно все наоборот:)
1 |
2 |
3 |
4
